Microsoft एक्सेस, Microsoft से एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (DBMS) है जो कंबाइन Microsoft डेटाबेस इंजन को एक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस और सॉफ्टवेअरडेलपमेंट टूल के साथ जोड़ती है। यह व्यावसायिक और उच्च संस्करणों (प्रोफेशनल एंड हायर एडिशन ) में शामिल Microsoft office suit का सदस्य है।
Access का उपयोग क्या है? [What is the use of Access? in Hindi]
Microsoft Access एक सूचना प्रबंधन उपकरण (इनफार्मेशन मैनेजमेंट Tool) है जो आपको संदर्भ, रिपोर्टिंग और विश्लेषण के लिए जानकारी संग्रहीत(store information for reference, reporting, and analysis) करने में मदद करता है। Microsoft Access आपको बड़ी मात्रा में जानकारी का Analysis करने में मदद करता है, और संबंधित डेटा को Microsoft Excel या अन्य स्प्रेडशीट एप्लिकेशन की तुलना में अधिक कुशलता से मैनेज करता है।
परिभाषा - Microsoft Access का क्या अर्थ है? [Definition - What does Microsoft Access mean?in Hindi]
Microsoft Access Microsoft से एक छद्म संबंधपरक डेटाबेस इंजन (Pseudo-relational database engine) है। यह Microsoft Office Suit का एक हिस्सा है जिसमें वर्ड, आउटलुक और एक्सेल भी शामिल हैं। एक Stand Alone Product के रूप में खरीद के लिए भी उपलब्ध है। एक्सेस डाटा स्टोरेज के लिए Jet database engine का उपयोग करता है।
एक्सेस का उपयोग छोटे और बड़े दोनों डेटाबेस
Deployment के लिए किया जाता है। यह आंशिक रूप से उपयोग में आसान ग्राफिकल इंटरफेस के कारण है,
एक्सेस और एक्सेल में क्या अंतर है?[What is the difference between Access and Excel? in Hindi]
Microsoft Excel और Access Microsoft के दो अलग-अलग एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर हैं। वे दोनों सारणीबद्ध डेटा(tabular Data ) को संभालते हैं, लेकिन उनके बीच अभी भी कई अंतर हैं। एक्सेल एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन प्रोग्राम है, लेकिन एक्सेस एक डेटाबेस प्रोग्राम
है। Microsoft Access- मुख्य रूप से Microsoft का डेटाबेस प्रोग्राम है
फ़ाइल एक्सटेंशन: .MDB
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एमएस एक्सेस का उपयोग [What is the Use of MS Access? in Hindi]
Microsoft Access के महत्वपूर्ण उपयोग निम्नलिखित हैं:
- जिन उपयोगकर्ताओं को कंप्यूटर का बुनियादी ज्ञान(Basic Knowledge) है, वे एक्सेस में डेटाबेस को आसानी से बना(Made) और प्रबंधित(Manage) कर सकते हैं।
- यह एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जिसका उपयोग स्कूलों में शेड्यूल बनाने के लिए किया जा सकता है।
- कोई भी उपयोगकर्ता आसानी से MS Access के डेटाबेस में डेटा सम्मिलित कर सकता है।
- इसका उपयोग उपयोगकर्ता के अनुकूल फ्रंट एंड(Customized front end) बनाने के लिए भी किया जाता है।
- MS-Access में, मैक्रो की मदद से दोहराए जाने वाले कार्यों को आसानी से किया जा सकता है।
- कोई भी उपयोगकर्ता कमांड की मदद से डेटा या सूचनाओं को जल्दी से एक्सेस कर सकता है।
- यह उपयोगकर्ताओं को वेब एप्लिकेशन विकसित(Web development) करने की अनुमति देता है। विभिन्न सॉफ्टवेयर डेवलपर्स एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर विकसित(Development) करने के लिए भी इस सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं।
- यह सॉफ्टवेयर SQL सर्वर, DB2 और Oracle डेटाबेस के साथ काम करता है। क्योंकि ये तीन डेटाबेस (ODBC) मानक(Standard) का समर्थन(Support) करते हैं।
- कोई भी उपयोगकर्ता आसानी से डेटा को Import कर सकता है और डेटा को वर्ड प्रोसेसिंग फाइलों, या स्प्रेडशीट फाइलों में Export कर सकता है।
- इसका उपयोग उन डेटा से सीधे लिंक करने के लिए भी किया जाता है जो विभिन्न डेटाबेस और Applications में संग्रहीत(Stored) हैं:
- Microsoft Excel
- Text
- Hypertext Mark-up Language (HTML)
- Outlook
- dBase
- Extensible Mark-up Language (XML)
- Paradox
- Oracle
- Microsoft SQL Server
- Postgre SQL
- MySQL.
डेटाबेस ऑब्जेक्ट वे घटक होते हैं जो जानकारी को save करते हैं और क्वेरी करते हैं। डेटाबेस में ऑब्जेक्ट होते हैं जिनका उपयोग बड़े, रिलेशनल डेटा को स्टोर और प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। MS Access 2013 में डेटाबेस चार ऑब्जेक्ट्स से बना होता हैं: Table, Query, Form और Report। साथ में, ये ऑब्जेक्ट्स आपको अपने डेटा को दर्ज करने, स्टोर करने, विश्लेषण करने और संकलित करने की अनुमति देते हैं|एमएस एक्सेस 2013 के ऑब्जेक्ट्स (Objects of MS Access
2013)
Tables
Table एक ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग डेटा को परिभाषित और स्टोर करने के लिए किया जाता है। जब आप एक नई टेबल बनाते हैं, तो MS Access 2013 आपको उन फ़ील्ड को परिभाषित करने के लिए कहता है जिन्हें Column Headings भी कहा जाता है। विभिन्न प्रकार के रिकार्ड्स के कलेक्शन को टेबल कहते है |
अच्छी टेबल बनाना अच्छी डेटाबेस डिज़ाइन की ओर जाता है। टेबल में पंक्तियां और कॉलम होते हैं। कॉलम को फ़ील्ड कहा जाता है, और पंक्ति को रिकॉर्ड कहा जाता है। रिलेशनल डेटाबेस लिंक किए गए डेटा के साथ कई Tableओं में रिकॉर्ड स्टोर करते हैं।
- प्रत्येक फ़ील्ड में एक Unique name और data type होना चाहिए।
- Table में फ़ील्ड या कॉलम होते हैं जो विभिन्न प्रकार के डेटा, जैसे कि नाम या पता, और रिकॉर्ड जो विषय के किसी विशेष उदाहरण के बारे में सारी जानकारी एकत्र करते हैं, जैसे किसी ग्राहक या कर्मचारी इत्यादि के बारे में सारी जानकारी एकत्र करते हैं।
- आप एक Primary key को एक या अधिक फ़ील्ड को परिभाषित करने के लिए कर सकते हैं जिनमें प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय मान (Unique Value) है, और प्रत्येक डेटा पर एक या अधिक इंडेक्स आपके डेटा को और तेज़ी से पुनर्प्राप्त करने में सहायता के लिए कर सकते हैं।
ध्यान दें भले ही प्रत्येक रिकॉर्ड में जानकारी फ़ील्ड में व्यवस्थित की जाती है, यह उस रिकॉर्ड में अन्य जानकारी से संबंधित है। प्रत्येक पंक्ति के बाईं ओर संख्या देखें? यह आईडी नंबर है जो प्रत्येक रिकॉर्ड की पहचान करता है। रिकॉर्ड के लिए आईडी नंबर उस पंक्ति पर निहित जानकारी के प्रत्येक टुकड़े को संदर्भित करता है।
टेबल्स बारीकी से संबंधित जानकारी संग्रहीत करने के लिए अच्छे हैं। आइए मान लें कि आप बेकरी के मालिक हैं और एक डेटाबेस है जिसमें आपके ग्राहकों के नाम और जानकारी के साथ एक टेबल शामिल है, जैसे कि उनके फोन नंबर, घर के पते और ईमेल पते। इसलिए आप उन्हें एक ही Table में शामिल करेंगे। यदि आप टेबल में बाद में और रिकॉर्ड जोड़ना चाहते हैं तो आप आसानी से जोड़ सकते हैं|
Query
अगर हम simple language मे क्वेरी को समझना चाहे तो क्वेरी का मतलब होता है – Questions or doubt | अगर आपको किसी चीज से सम्बंधित doubt है या जानकारी की जरुरत है तो आप concerned department या person से जो प्रश्न पूछते है वो क्वेरी कहलाता है | इस प्रकार किसी जानकारी को प्राप्त करने के लिए पूछा गया प्रश्न क्वेरी कहलाता है |
एक डेटाबेस के अन्दर एक से अधिक टेबल्स होती है,इन टेबल्स के मध्य रिलेशनशिप create करके सूचना को प्राप्त किया जा सकता है टेबल के अन्दर कुछ सूचनाये इस तरह की भी होती है जिनकी आवश्यकता हमे बार -बार होती है,इसके लिए हमे उस टेबल को बार-बार प्रयोग करना होता है | MS Access में किसी टाइप के अन्दर से सिलेक्टेड फ़ील्ड्स की सूचना को हम अलग एक टेबल के रूप में रख सकते है, तथा जब भी हमे उस सूचना की आवश्यकता होती है हम अलग से टेबल के रूप में रखी गई उस इनफार्मेशन का प्रयोग कर सकते है |
क्वेरी वह है जिसे आप अपने डेटाबेस से जानकारी पुनर्प्राप्त करने के लिए उपयोग करते हैं। क्वेरी पूछे गए प्रश्न का जबाव आपको अपने डेटाबेस के भीतर टेबल से डेटा निकाल कर देता हैं क्वेरीज डेटा को ढूंढना आसान बनाता है, फिर क्वेरी के आधार पर नई टेबल बनाता हैं।
- क्वेरी चलाना आपके डेटाबेस का एक विस्तृत प्रश्न पूछना है।
- जब आप MS Access 2013 में कोई क्वेरी बनाते हैं, तो आप सटीक डेटा को ढूंढने के लिए विशिष्ट खोज स्थितियों को परिभाषित कर रहे हैं।
- MS Access 2013 में, आप उदाहरण सुविधा द्वारा ग्राफ़िकल क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं या आप अपने प्रश्न बनाने के लिए संरचित क्वेरी भाषा (SQL) कथन लिख सकते हैं।
- आप डेटा को चुनने, अपडेट करने, इन्सर्ट करने या हटाने के लिए क्वेरी का प्रयोग कर सकते हैं।
- आप उन प्रश्नों को भी परिभाषित कर सकते हैं जो एक या अधिक मौजूदा तालिकाओं में डेटा से नई टेबल बनाते हैं।
Form
यह MS Access 2013 का तीसरा और महत्वपूर्ण ऑब्जेक्ट है इसके द्वारा हम डाटा को डेटाबेस में स्टोर करा सकते है,प्रिंट करा सकते है लेकिन मुख्यतः MS Access मे form का प्रयोग इनपुट के लिए किया जाता है ।
फॉर्म का उपयोग MS Access 2013 में डेटा प्रदर्शित करने या दर्ज करने के लिए किया जाता है। आप अपने डेटाबेस के भीतर अन्य फॉर्म और रिपोर्ट खोलने के लिए एक फॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं। आप एक कस्टम डायलॉग बॉक्स के रूप में एक फॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं जो आपके इनपुट को स्वीकार करता है, फिर फ़ॉर्म में दर्ज किए गए कार्यों के आधार पर एक क्रिया करता है।
आपके द्वारा बनाए गए अधिकांश रूपों में एक तालिका या एक से अधिक तालिकाएं, साथ ही साथ आपके डेटाबेस में क्वेरी भी शामिल हैं। फॉर्म का एक रिकॉर्ड स्रोत है। यह रिकॉर्ड स्रोत टेबल और प्रश्नों में फ़ील्ड है। किसी प्रपत्र में किसी तालिका या क्वेरी के सभी फ़ील्ड शामिल नहीं होते हैं जो यह आधारित है। किसी फॉर्म और रिकॉर्ड स्रोत के बीच एक लिंक बनाने के लिए, आप नियंत्रण नामक ग्राफिक ऑब्जेक्ट्स का उपयोग करते हैं। सबसे आम नियंत्रण एक टेक्स्ट बॉक्स है।
यह याद रखना आपके लिए महत्वपूर्ण है कि एक बाध्य फॉर्म अपने रिकॉर्ड स्रोत से डेटा स्टोर या पुनर्प्राप्त करता है। आपके पास फॉर्म में मौजूद कोई अन्य जानकारी, जैसे शीर्षक, दिनांक, पृष्ठ संख्या, फ़ॉर्म के डिज़ाइन में संग्रहीत है।
- फॉर्म दर्ज करने, संशोधित करने और रिकॉर्ड देखने के लिए फॉर्म का उपयोग किया जाता है।
- जब आप एक्सेस में किसी फॉर्म में जानकारी दर्ज करते हैं, तो डेटा ठीक उसी स्थान पर जाता है जहां डेटाबेस डिज़ाइनर इसे एक या अधिक संबंधित तालिकाओं में भेजना चाहता है।
- फॉर्म डेटा को आसान बनाते हैं।
Report
MS Access 2013 में report एक ऑब्जेक्ट है जिसका प्रयोग आउटपुट को प्राप्त करने के लिए किया जाता है | रिपोर्ट डेटा को संगठित तरीके से display और print करने के लिए उपयोग की जाती है। रिपोर्ट काफी लचीली होती है इसमें हम एक सामान डेटाबेस को कई लेआउट और फॉर्मेटिग में देख सकते है |
एक्सेस में रिपोर्ट आपके द्वारा बनाई गई किसी भी अन्य रिपोर्ट की तरह ही है। रिपोर्ट आपके डेटाबेस से जानकारी को एक आकर्षक और आसानी से पढ़ने के प्रारूप में व्यवस्थित और प्रस्तुत करती है। आप इन रिपोर्टों को अपने लिए प्रिंट या प्रदर्शित कर सकते हैं या दूसरों के साथ शेयर कर सकते हैं। आप Single या Multiple Column रिपोर्ट बना सकते हैं।
- प्रिंट करने से पहले आप अपनी स्क्रीन पर एक रिपोर्ट देख सकते हैं।
- यदि फॉर्म इनपुट उद्देश्यों के लिए हैं, तो रिपोर्ट आउटपुट के लिए हैं।
- रिपोर्ट उपयोगी हैं क्योंकि वे आपको आसानी से पढ़ने के प्रारूप में अपने डेटाबेस के घटकों को प्रस्तुत करने की अनुमति देते हैं।
- रिपोर्ट आपके डाटा को आकर्षक और सरल बनता हैं।
- एक्सेस आपको किसी भी तालिका या क्वेरी से रिपोर्ट बनाने की क्षमता प्रदान करता है।