वर्ड प्रोसेसिंग क्या है ?
वर्ड प्रोसेसर एक सॉफ्टवेर पैकेज है जिसकी मदद से हम एक डॉक्यूमेंट को हाथ से बनाने की अपेक्षा शीघ्र बना सकते हैं, उसमें बदलाव कर सकते हैं, उसे प्रिन्ट कर सकते हैं और सेव कर सकते हैं । एक डॉक्यूमेंट को बनाने का अर्थ है - की-बोर्ड से टाइप करना, डॉक्यूमेंट में स्पैलिंग की गलतियों को ठीक करना, शब्दों को मिटाना और डालना, वाक्यों या पैराग्राफ को जोड़ना आदि ।
वर्ड प्रोसेसिंग की निम्नलिखित विशेषताएँ है :
- टाइप किये टेक्स्ट में आसानी से बदलाव लाया जा सकता है ।
- शब्द और वाक्य सरलता से जोड़े, हटाये और बदले जा सकते हैं ।
- पैराग्राफ या टेक्स्ट को एक स्थान से दूसरे स्थान पर लाया जा सकता है ।
- मार्जिन और पेज की लम्बाई आवश्यकतानुसार व्यवस्थित की जा सकती है ।
- स्पैलिंग की जाँच और त्रुटियों का निदान स्पैल चैक सुविधा से किया जा सकता है ।
- बहुत से डॉक्यूमेंट एक किये जा सकते हैं ।
- मेल मर्ज सुविधा के प्रयोग से एक ही पत्र अलग-अलग नामों और पतों से प्रिन्ट किया जा सकता है |
जब कोई उपयोगकर्ता किसी वर्डप्रसेसिंग सॉफ्टवेयर में अपने कार्य को परफॉर्म करता है तब अलग-अलग शब्दों से वाक्य तैयार कर अनुच्छेद बनाता है तथा उसमें पेज सेटअप कलर क्रिएशन फोंट स्टाइल और भी विभिन्न प्रकार के संपादन कर अपने डॉक्यूमेंट को सुनियोजित तरीके से प्रस्तुत करता है यही पूरी प्रक्रिया एक साथ वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है। अर्थात जब उपयोगकर्ता सॉफ्टवेयर की सहायता से अपने डॉक्यूमेंट में प्रारंभ से लेकर अंतिम तक जितनी प्रक्रियाएं करता है यह सभी प्रक्रिया एक साथ वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है।
वर्ड प्रोसेसिंग केवल वह नहीं है जिसे किसी इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस की सहायता से ही तैयार किया गया हो बल्कि पेंसिल अथवा पेन की सहायता से मैनुअली की गई प्रक्रिया भी मानवीय वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है। परंतु जब यही प्रक्रिया किसी इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस की सहायता से की जाए तो वह इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग कहलाएगी।
Features of Word Processing
1. Text Formatting
वर्ड प्रोसेसिंग की सहायता से हम अपने टेक्स्ट को अट्रैक्टिव लुक प्रदान कर सकते
हैं जिसमें किसी वर्ड का फोंट स्टाइल, कलर, फोंट साइज, इटैलिक, बोल्ड कर सकते हैं जिससे हमारा डॉक्यूमेंट और भी आकर्षित लगने लगता है।
2. Word Wrap
इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर(Ms Word) में लिखने के दौरान एक लाइन समाप्त होने के बाद कर्शर को स्वतः ही दूसरे लाइन में पहुंचा दिया जाता है, यह महत्वपूर्ण सुविधा वर्ड रैप के द्वारा प्रदान की जाती है। जिससे उपयोगकर्ता को मैनुअली लाइन बदलने की आवश्यकता नहीं पड़ती। साथ ही टेक्स्ट लाइन ऑटोमेटिक व्यवस्थित किया जाता
है।
3. Save & Save as
किसी भी इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में कार्य के दौरान अथवा कार्य समाप्ति के पश्चात अपने डॉक्यूमेंट को सुरक्षित रखने की सुविधा दी गई होती हैं जिससे सुरक्षित रखें डॉक्यूमेंट को कभी भी पुनः ओपन कर अपने कार्य को पूर्ण किया जा सकता है। सेव As की सुविधा से उसी डॉक्यूमेंट में एडिटिंग कर नया डॉक्यूमेंट बनाया जा सकता है।
4. Text Editing
उपयोगकर्ता द्वारा कार्य के दौरान टेक्स्ट टाइप करने में
कोई गलती की जाती है तो उस टेक्स्ट को आसानी से संपादित कर बदलने की सुविधा प्रदान करती है।
5. Mail Merge
यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण सुविधा है जिसके माध्यम से हमे कई प्राप्तकर्ता को एक साथ लेटर भेजने कि सुविधा दी गई होती हैl
6. Spelling & Grammar Check
जब हम MS Word पर कोई डॉक्यूमेंट बना रहे होते हैं तो हमसे कभी ना कभी Spelling and Grammar की मिस्टेक होने कि संभावना होती है l तो ऐसे में MS Word का स्पेल चेक
Feature हमारे लिए बहुत ही Useful होता है। जो कि यह टूल MS Word की फाइल में Spelling and Grammar की Mistake को Check करता है साथ ही हमें उन mistakes को दिखाता है। इसमें स्पेलिंग की Mistake को Red लाइन और Grammar की Mistake पर हमें Blue line दिखाता है। यदि कोई शब्द या वाक्य गलत होते हैं तो उसके नीचे Blue और Red लाइन दिखाई देती है। यह सुविधा उन उपयोगकर्ता के लिए बहुत ही महत्वपूर्ण है जो English और Grammar की कम knowledge रखते हैं।
7. Copy &
Paste
यदि किसी टेस्ट को बार-बार लिखना होता है तो कॉपी ऑप्शन से उस वर्ड को कॉपी कर चाही गई जगह पर पेस्ट कर सकते हैं इससे हमें वही टेक्स्ट बार-बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं पड़ेगी।
8. Print Preview
उपयोगकर्ता द्वारा अपना डॉक्यूमेंट पूरा कर लेने के बाद प्रिंट प्रीव्यू के ऑप्शन से छपाई के पूर्व ही पेज पर किस तरह प्रिंट होगा उसका इंटरफेस देखा जा सकता है।
10. Find & Replace
अपने डॉक्यूमेंट में जब हमें
किसी शब्द को खोजना होता है तब फाइंड का प्रयोग कर उस वर्ड को आसानी से खोजा जा सकता है। साथ ही यदि उस वर्ड को बदलना हो तो रिप्लेस का प्रयोग कर डॉक्यूमेंट में उपलब्ध फाइंड किए हुए उन सभी वर्ड्स को एक साथ रिप्लेस जा सकता है।
दोस्तों, कम्प्युटर या मोबाइल का उपयोग एक काम जिसमें काफी ज्यादे होता है , वो है वर्ड प्रोसेसिंग। एक समय हुआ करता था जब हमलोग चिट्ठी लिखने का काम, डॉक्यूमेंट बनाने का काम, रिपोर्ट्स या असाइनमेंट बनाने का काम पेपर और पेन के द्वारा करते थे । लेकिन आज के समय में आपने गौर किया होगा कि ये भी प्रिंट किए होते हैं। इसे एक सॉफ्टवेयर के मदद से तैयार किया जाता है जिसे वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर कहते हैं। वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर एक ऐसा प्रोग्राम है जिसके मदद से टाइप करके किसी भी तरह दस्तावेज या डॉक्यूमेंट तैयार किया जाता है. इस पोस्ट में हम जानेगे कि वर्ड प्रोसेसर क्या है? इसकी विशेषताएँ के बारे में भी हम चर्चा करेंगे।
वर्ड प्रोसेसिंग क्या है
वर्ड प्रोसेसिंग से हमारा तात्पर्य एक ऐसे प्रक्रिया से है जिसमें हम कम्प्युटर सॉफ्टवेयर की मदद से डॉक्यूमेंट या दस्तावेज़ बना सकते हैं, उसे भविष्य में उपयोग के लिए सुरक्षित (Save) कर सकते हैं। तैयार किए गए डॉक्यूमेंट को प्रिंट (Print) कर सकते हैं। हमारे रोज़मर्रा के काम में हर दिन ऐसे कई तरह के डॉक्यूमेंट बनाने की आवश्यकता होती है। जैसे Resume, Newsletter, Bio-data, Project आदि। इस तरह के Documents को तैयार करने के प्रक्रिया को वर्ड प्रोसेसिंग कहते हैं।
डॉक्यूमेंट या दस्तावेज़ बनाने का काम हम मैन्युअल रूप से भी करते हैं जब हम कागज पर लिखते हैं। लेकिन जब इसी काम को कम्प्युटर सॉफ्टवेयर की मदद से किया जाता है, तो ऐसे सॉफ्टवेयर को वर्ड प्रोसेसर (Word Processor) कहा जाता है।
वर्ड प्रोसेसर क्या है
वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर, एक तरह का General Purpose Application Software है। इसके मदद से हम किसी भी तरह का दस्तावेज़ (Document) बना सकते हैं। Word Processor Software की मदद से यह काम बेहद आसान हो जाता है। वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके डॉक्यूमेंट बनाने से हमारा तात्पर्य है – कीबोर्ड की मदद से टाइप करना, उसे स्टोर करना, प्रिंट करना, साथ ही डॉक्यूमेंट को और भी ज्यादे आकर्षक बनाना। साथ ही जब भी आवश्यकता हो, हम अपने डॉक्यूमेंट को एडिट यानि उसमे बदलाव कर सके। इसके साथ-साथ डॉक्यूमेंट को Format करना ताकि हमारा डॉक्यूमेंट देखने और समझने में आसान हो।
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इस सॉफ्टवेयर के मदद से आप कम समय में काफी High Quality के डॉक्यूमेंट बना सकते हैं। इसकी मदद से आप किसी भी तरह का डॉक्यूमेंट जैसे कि Resume, Letters, Projects, Assignments, Flyers, Certificates आदि तैयार करते हैं।
वर्तमान में वर्ड प्रोसेसर सबसे ज्यादे उपयोग किए जाने वाले सॉफ्टवेयरों में से प्रमुख है। आज के समय में अधिकांश कम्प्युटर में Microsoft Windows के ऑपरेटिंग सिस्टम पाये जाते हैं। एक वर्ड प्रोसेसर के रूप में, सबसे ज्यादे उपयोग माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस के एक प्रमुख सॉफ्टवेयर Microsoft Word का किया जाता है, जिसे MS Word और Word भी कहते हैं।
वर्ड प्रोसेसिंग और वर्ड प्रोसेसर में क्या अंतर है
वर्ड प्रोसेससिंग और वर्ड प्रोसेसर दोनों का उपयोग एक ही संदर्भ में किया जाता है। वर्ड प्रोसेसिंग से हमारा तात्पर्य उस प्रोसैस या प्रक्रिया से है, जिसके द्वारा डॉक्यूमेंट बनाए जाते हैं।
वहीं जिस सॉफ्टवेयर (Software) की मदद से डॉक्यूमेंट (Document) बनाने का कार्य किया जाता है, उसे वर्ड प्रोसेसर कहा जाता है।
वर्ड प्रोसेसर की प्रमुख विशेषताएँ –
जैसा कि आपको पता हैं कि Document बनाने का काम मैन्युअल रूप से यानि हाथों से भी किया जा सकता है। लेकिन बावजूद इसके हम लोग कम्प्युटर सॉफ्टवेयर की मदद से इन कामों को करते हैं। Word Processor की ढेर सारी विशेषताओं के कारण Manually के अपेक्षा इसका उपयोग काफी फायदेमंद है।
- संपादन(Editing)- वर्ड प्रोसेसर के मदद से डॉक्यूमेंट को संपादित करना आसान होता है। टाइप किए हुये Text में आसानी से किसी भी प्रकार का Changing करना आसान होता है।
- पाठ स्वरूपण (Text formatting)- लिखे हुए Text को अपनी आवश्यकतानुसार आसानी से Format करने जैसे कि Bold, Italic, Underline करने की सुविधा होती है।
- कॉपी करना, कट करना और पेस्ट करना (Copying, cutting, and pasting)- Document के किसी भाग से Text को Move या Copy किया जा सकता है।
- पेज सेटअप करना(Page Setup)- अपनी आवश्यकतानुसार पेज का Set Up कर सकते हैं। अर्थात, पेज का Size, Orientation में changes करते हैं।
- पेज मार्जिन (Page Margin)-पेज के Margin को व्यवस्थित कर सकते हैं।
- हैडरऔर फूटर (Headers and footers)– किसी दस्तावेज़ के Headers और Footers को पृष्ठ संख्या, दिनांक, पाद लेख या दस्तावेज़ के सभी पृष्ठों या (Footnotes) विशिष्ट पृष्ठों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।
- एकाधिक विंडो (Multiple windows)- दस्तावेज़ पर काम करते समय, आपके पास दस्तावेज़ों के बीच पाठ की तुलना या स्थानांतरित करने के लिए अन्य दस्तावेज़ों के साथ अतिरिक्त (Windows) विंडोज हो सकती हैं।
- स्वतः सुधारें (AutoCorrect )- स्वचालित रूप से सामान्य त्रुटियों को ठीक करें (e.g., typing “teh” and having it Autocorrected to “the”)।
- शब्दों के वर्तनी और व्याकरण को ठीक करना (Spelling and Grammar Check)-किसी भी Word के Spelling और Grammar की जांच कर सकते हैं और उसमें सुधार करने की भी सुविधा होती है।
- मेल मर्ज(Mail Merge)- Mail Merge का उपयोग कर एक Letter को आसानी से कई नाम से बनाया जा सकता है।
- मैक्रोज़ (Macros)- सामान्य कार्य जिसे आप अक्सर उपयोग करते हैं उन (macros) कार्यों को करने के लिए मैक्रो सेट करें।
एक वर्ड प्रोसेसर के उदाहरण और महत्वपूर्ण उपयोग के उदाहरण (Examples and Important uses of a word processor)
दस्तावेज़ (Document) बनाने में उपयोग किये जाने वाले सॉफ्टवेयर में कई सारे फीचर्स मौजूद होते हैं। इसी कारण से एक वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर प्रोग्रामों में से एक है। नीचे उदाहरणों की एक सूची दी गई है कि आप किसी वर्ड प्रोसेसर का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
- किताब(Book ) – एक किताब लिखने में।
- दस्तावेज़ (Document) – कोई भी पाठ दस्तावेज़ जिसे Formatting की आवश्यकता होती है।
- प्रलेखन में मदद करें (Help documentation) – किसी उत्पाद या सेवा के लिए प्रलेखन का समर्थन करें।
- जर्नल (Journal)– अपने दैनिक, साप्ताहिक या मासिक जर्नल का एक डिजिटल संस्करण रखें।
- पत्र (Letter )– एक या अधिक लोगों को एक पत्र लिखें। (Mail Merge) मेल मर्ज को नाम, पते और पत्र के अन्य क्षेत्रों में स्वचालित रूप से भरने के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है।
- मार्केटिंग के लिए योजना बनाने में (Marketing plan) – एक नए उत्पाद या सेवा को बाजार में लाने के लिए एक योजना का अवलोकन।
- मेमो (Memo) – कर्मचारियों के लिए एक मेमो बनाएँ।
- रिपोर्ट (Report) – एक स्थिति रिपोर्ट या पुस्तक रिपोर्ट।
- रिज्यूम (Resume) – अपना रिज्यूम बनाएं या बनाए रखें।
आज कई सारे वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर मौजूद हैं।
- Writer
- TextEdit
- Microsoft Word
- Abiword
- WordPerfect
इस छोटे से Post में हमने जाना Word Processor क्या है? सामान्य Word Processor के द्वारा किए जाने वाले कार्यों के बारे में भी हमने जाना।