खाता बही की आवश्यकता क्यों होती है? - khaata bahee kee aavashyakata kyon hotee hai?

जब डेटा एकत्र किया जाता है, तो इसे एक रिपोर्ट में रखा जाता है। इसी तरह, बहीखाता पद्धतिउन सभी वित्तीय विवरणों का स्रोत है, जहाँ किसी व्यवसाय के लिए व्यावसायिक लेन-देन दर्ज किए जाते हैं। लेखांकन डेटा एकत्र करने और इसे रिपोर्ट स्वरूपों में प्राप्त करने की प्रक्रिया है। महत्वपूर्ण वित्तीय विवरण लाभ और हानि विवरण, बैलेंस शीट और ट्रायल बैलेंस हैं। इस प्रकार, यह कहना सुरक्षित है कि बहीखाता पद्धति का अर्थ लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन प्रक्रियाकी शुरुआत है। इसमें वित्तीय विवरण शामिल होते हैं जैसे कि बहीखाता पद्धति के रिकॉर्ड का सारांश और कुछ निश्चित अवधि जैसे एक तिमाही, एक वर्ष या आधा वर्ष में लेन-देन।

बहीखाता पद्धति क्या है?

•  अधिकांश लोग इस बात से अनजा न हैं कि लेखांकन में बहीखाता पद्धति क्या है।बहीखाता पद्धतिउन सभी व्यावसायिक लेन-देनों को व्यवस्थित और रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया है जो किसी व्यवसाय को चलाने में हुए हैं, इसलिए बहीखाता पद्धतिलेखांकन का एक महत्वपूर्ण अंग है।
• सही बहीखाता पद्धति का अर्थ है एक विशिष्ट अवधि में किसी भी व्यवसाय में होने वाले सभी दिन-प्रतिदिन के लेनदेन की वित्तीय रिकॉर्डिंग। सभी वित्तीय लेन-देन जैसे बिक्री से राजस्व, भुगतान किए गए कर, अर्जित ब्याज, परिचालन व्यय, मजदूरी और वेतन का भुगतान, लिए गए ऋण, किए गए निवे श, और बहुत कुछ सभी अलग-अलग खाता पुस्तकों में दर्ज किए जाते हैं। 

एक व्यवसाय में बहीखाता पद्धति क्यों आवश्यक है?

यह ज्ञात है कि 'कोई बहीखाता पद्धतिबिना लेखांकन के समतुल्य है'।

बहीखाता पद्धतिकी रिकॉर्डिंग सटीकता किसी संगठन की सही और सटीक वित्तीय स्थिति निर्धारित करती है। संपूर्ण लेखांकन प्रक्रिया का उपयोग किसी उद्यम की बैलेंस शीट जैसे महत्वपूर्ण वित्तीय विवरण तैयार करने और रिपोर्ट करने के लिए किया जाता है। इस प्रकार, किसी कंपनी के वित्तीय विवरणों का विस्तार करने, ऋण लेने या रिपोर्ट करने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि बहीखाता पद्धति अद्यतित, सटीक और सभी वित्तीय लेनदेन को कैप्चर करें।

यही कारण है कि दोनों बड़े, छोटे और सभी व्यवसायों के बीच उपयोग, रखरखाव और लेखाकार और बहीखाता पद्धतिहै। बहीखाता पद्धति के महत्व को नीचे संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है।

• बुक कीपिंग और अकाउंटिंग का अर्थ है किसी संगठन के भुगतान, प्राप्तियों, खरीद, बिक्री आदि को रिकॉर्ड करना और ट्रैक करना और व्यवसाय के संचालन के दौरान किए गए सभी मौद्रिक लेनदेन को रिकॉर्ड करना।
• बहीखाता पद्धतिका उपयोग एक विशिष्ट समय के बाद या समय-समय पर व्यय, विभिन्न मदों से आय और अन्य खाता बही रिकॉर्ड को सारांशित करने और रिपोर्ट करने के लिए किया जाता है।
• बहीखाता पद्धतिमहत्वपूर्ण वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए डेटा प्रदान करती है, जो इस बारे में विशिष्ट जानकारी प्रदान करती है कि व्यवसाय कैसा चल रहा है, क्या यह लाभ कमा रहा है, ये लाभ कैसे अर्जित होता है, किसी कंपनी का निवल मूल्य, आदि।

बहीखाता कार्य उदाहरण:

आइए अब हम संगठन में होने वाले सभी मौद्रिक लेन-देन को व्यवस्थित करने, रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने के लिए आवश्यक विभिन्न बहीखाता कार्योंपर गौर करें। जिम्मेदार व्यक्ति को एकाउंटेंट भी कहा जाता है और उसे बहीखाता पद्धति का प्रबंधन करने, उन्हें सही और सटीक रूप से रिकॉर्ड करने, उद्यम में होने वाले सभी पैसे से संबंधित लेनदेन को प्रदान करने और ट्रैक करने का काम सौंपा जाता है। नीचे दिए गए कार्य बहीखाता पद्धति  के विशिष्ट उदाहरण हैं:

• ग्राहक भुगतान और रसीद जारी करना और रिकॉर्ड करना।
• अपने ग्राहकों को प्रदान की गई या बेची गई सेवाओं और वस्तुओं के लिए सटीक बिल जारी करना।
• आपूर्तिकर्ता द्वारा किए गए भुगतानों को रिकॉर्ड करना।
• आपूर्तिकर्ता के चालानों को रिकॉर्ड करना और सत्यापित करना।

बहीखाता पद्धति  में लेखा अवधि:

जबकि  बहीखाता पद्धति एक सतत प्रक्रिया है, लेखांकन आमतौर पर एक वार्षिक मामला है, लेकिन चुनी गई लेखा अवधि एक व्यवसाय का एक अभिन्न अंग है और इसकी बहीखाता पद्धति में परिलक्षित होती है। अधिकांश फर्में 1 अप्रैल को अपनी लेखा पुस्तकें शुरू करती हैं और अगले वर्ष के 31 मार्च को अपनी पुस्तकों को बंद कर देती हैं। इसे बैंकों के लिए लेखा वर्ष और वित्तीय वर्ष कहा जाता है, भारत में लेखा प्रणाली, कर प्रणाली और बहुत कुछ। हालांकि, बहरीन, संयुक्त अरब अमीरात, सऊदी अरब जैसे देश, 1 जनवरी को लेखांकन वर्ष की शुरुआत के रूप में उपयोग करते हैं और 31 दिसंबर को अपना लेखा वर्ष  समाप्त करते हैं।

बहीखाता पद्धति के प्रकार:

• दो लोकप्रिय बहीखाता पद्धतियाँ हैं, जैसे:
• एकल प्रवेश प्रणाली
• डबल-एंट्री सिस्टम
• व्यावसायिक संस्थाएँ उस प्रकार की बहीखाता पद्धति को चुनने के लिए स्वतंत्र हैं, जिसका वे पालन करना चाहते हैं। कुछ व्यवसाय बहीखाता पद्धति में दोनों प्रकार की लेखा प्रणालियों के संयोजन का उपयोग करते हैं।
• आइए हम उपयोग की जाने वाली दो प्रकार की प्रणालियों को देखें:
• एकल-प्रविष्टि प्रणाली के लिए आवश्यक है कि एक एकल प्रविष्टि रिकॉर्ड खातों की पुस्तकों में प्रत्येक लेन-देन का प्रतिनिधित्व करता है। इसलिए, नाम एकल-प्रविष्टि बहीखाता पद्धति है, जहां प्रत्येक धन लेन-देन या वित्तीय गतिविधि में केवल एक रिकॉर्ड प्रविष्टि होती है। यह प्रणाली बहुत ही बुनियादी है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी मौद्रिक लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए दैनिक रसीदों का उपयोग करती है और फिर अपनी बहीखाता पद्धति के लिए उनका साप्ताहिक और दैनिक रिकॉर्ड तैयार करती है।
• डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति के लिए आवश्यक है कि लेन-देन में प्रत्येक धन लेनदेन के लिए दोहरी प्रविष्टि हो। इस प्रकार की लेखा और बहीखाता पद्धति बेहतर सटीकता प्रदान करती है, और आप सटीकता के लिए डबल-एंट्री सिस्टम का उपयोग करके प्रविष्टियों की जांच या संतुलन कर सकते हैं। चूंकि यह एक डबल-एंट्री सिस्टम है, इसलिए प्रत्येक डेबिट में एक समान क्रेडिट एंट्री भी होगी। हालांकि, यह नकद आधारित नहीं है, और सिस्टम इकाई की वित्तीय स्थिति को प्रभावित नहीं करता है। जब भी राजस्व अर्जित किया जाता है, या कर्ज लिया जाता है, तो इसका लेनदेन दर्ज किया जाता है।

प्रोद्भवन बहीखाता पद्धति:

प्रोद्भवन प्रणाली भी कहा जाता है, जब भी कोई भुगतान प्राप्त या किया जाता है, तो नकद-आधारित लेखा प्रणाली मौद्रिक लेनदेन को रिकॉर्ड करती है। सिस्टम आय या राजस्व को पहचानता है जो लेखांकन अवधि में प्राप्त हुआ था, जब इसे प्राप्त किया गया था, और जब इसका भुगतान किया गया था, तब खर्च रिकॉर्ड को देखकर। लेखांकन सिद्धांत इसका समर्थन करते हैं, क्योंकि यह लेखांकन अवधि के राजस्व और व्यय को अपनी पुस्तकों में सटीक रूप से रिकॉर्ड करता है।

बहीखाता सिद्धांत:

बहीखाता सिद्धांत वित्तीय लेनदेन पर लागू होते हैं, ताकि उन्हें व्यवस्थित और कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित और रिकॉर्ड किया जा सके। बहीखाता पद्धति और लेखांकन में नीचे दिए गए सिद्धांतों का अनुप्रयोग यह सुनिश्चित करता है कि लेखाकार हमेशा इन मूल्यों को सही मूल्यों के रूप में ले सकते हैं क्योंकि रिकॉर्ड-कीपिंग को मानकीकृत करने की आवश्यकता है।

लागू किए जाने वाले बहीखाता पद्धति सिद्धांतों का उल्लेख नीचे किया गया है।

• व्यय सिद्धांत: इस सिद्धांत में कहा गया है कि एक व्यय होने के लिए कहा जाता है और जब भी व्यवसाय किसी आपूर्तिकर्ता से सेवाएं या सामान प्राप्त करता है तो उसे दर्ज किया जाना चाहिए।
• राजस्व सिद्धांत: इसका मतलब है कि राजस्व लेखा पुस्तकों में बिक्री के एक बिंदु पर दर्ज किया गया है।
• मिलान सिद्धांत: यह प्रस्तावित करता है कि जब आप राजस्व रिकॉर्ड करते हैं तो आप संबंधित खर्चों को रिकॉर्ड करते हैं। इस प्रकार, यदि बेचा गया माल राजस्व अर्जित करता है, तो इन्वेंट्री को एक साथ बेचे गए सामान को दिखाना होगा।
• वस्तुनिष्ठता सिद्धांत: यह सिद्धांत आपसे केवल तथ्यात्मक, सत्यापन योग्य डेटा का उपयोग करने की मांग करता है, न कि व्यक्तिपरक डेटा का।
• लागत सिद्धांत: यह सिद्धांत बताता है कि आप लेखांकन में हमेशा ऐतिहासिक मूल्य का उपयोग करते हैं, न कि पुनर्विक्रय मूल्य का।

रिकॉर्डिंग बहीखाता प्रविष्टियाँ:

बहीखाता पद्धति में प्रविष्टियाँ करने से धन के लेन-देन को रिकॉर्ड करने में मदद मिलती है। हालाँकि, आज जर्नल प्रविष्टियाँ करने की विधि अप्रचलित है। प्रौद्योगिकी ने लेखांकन सॉफ्टवेयर की एक श्रृंखला लाई है जो प्रक्रिया को स्वचालित करती है। पहले, एकाउंटेंट को हर बार लेन-देन होने पर सभी लेन-देन, खाता संख्या, व्यक्तिगत क्रेडिट या डेबिट मैन्युअल रूप से दर्ज करना पड़ता था। यह प्रक्रिया समय लेने वाली है, और मानवीय त्रुटियां किसी भी समय रेंग सकती हैं। वर्तमान में, बहीखाता प्रविष्टियाँ केवल तभी दर्ज की जाती हैं जब विशेष प्रविष्टियाँ या समायोजन प्रविष्टियाँ करने की आवश्यकता होती है। अधिकांश व्यवसाय जो इसे वहन कर सकते हैं वे टैली ईआरपी 9 या टैली प्राइम जैसे बहीखाता पद्धति का उपयोग करते हैं। छोटी संस्थाएं अपने स्मार्टफोन से अपने बहीखाते को ट्रैक और रिकॉर्ड करने के लिए Khatabook सॉफ्टवेयर जैसे स्वचालित बहीखाता सॉफ्टवेयर का भी उपयोग कर सकती हैं।

दस्तावेज़ीकरण और प्रविष्टियाँ पोस्ट करना:

एक लेखा प्रणाली में, बहीखाता परिभाषा का अर्थ है कि एक उद्यम के सभी वित्तीय लेनदेन संबंधित खाता बही में पोस्ट हो जाते हैं। ये लेज़र इनवॉइस, रसीदों, बिलों और दस्तावेज़ीकरण के अन्य रूपों से डेटा का उपयोग करते हैं। इस प्रकार, बहीखाता पैसे के लेनदेन को रिकॉर्ड और सारांशित करता है। एक एकाउंटेंट द्वारा प्रत्येक लेनदेन को पोस्ट करने, दस्तावेज करने और रिकॉर्ड करने की मैन्युअल प्रविष्टि प्रणाली के विपरीत, आधुनिक-दिन का लेखा सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से दैनिक लेनदेन को विभिन्न रिकॉर्ड फॉर्म, लेजर आदि में पोस्ट करता है। इसलिए वे अधिक सटीक हैं और मानवीय त्रुटियों को रेंगने से बचाते हैं।

अधिकांश व्यवसाय वित्तीय लेनदेन की दैनिक पोस्टिंग पसंद करते हैं। फिर भी अन्य लोग बैच पोस्टिंग सिस्टम को साप्ताहिक या मासिक पसंद कर सकते हैं। फिर भी, अन्य लोग अपनी रिकॉर्डिंग और पोस्टिंग गतिविधि को पेशेवर लेखाकारों को आउटसोर्स करते हैं। ऐसी पोस्टिंग गतिविधि प्रतिदिन करने का सबसे महत्वपूर्ण कारण यह है कि व्यावसायिक रिकॉर्ड अधिक सटीक होते हैं। जब भी आवश्यक हो रिपोर्ट या वित्तीय विवरण आसानी से निकाले जा सकते हैं और अधिक सटीक भी होते हैं।

माल और सेवा कर (जीएसटी) और कराधान उद्देश्यों के लिए वाउचर, फाइलें, रसीदें बनाए रखने के लिए प्रत्येक व्यवसाय की बही-खाता और लेखा गतिविधि में वित्तीय लेनदेन का दस्तावेजीकरण एक महत्वपूर्ण तत्व है। सुविधा के लिए, कई व्यवसाय सुविधा के लिए 1 अप्रैल से 31 मार्च तक लेखा वर्ष के रूप में उपयोग करते हैं। लेखांकन अवधि आम तौर पर कंपनी की नीति, कराधान के लिए उसकी आवश्यकताओं आदि पर निर्भर करती है। ध्यान दें कि जीएसटी कराधान नियम अनिवार्य है कि आप एक लेखा वर्ष के रूप में उपरोक्त प्रणाली का पालन करें। इसमें आगे कहा गया है कि लेखांकन सॉफ्टवेयर में इस्तेमाल की जाने वाली तकनीक जीएसटी के अनुरूप होनी चाहिए।

खाता चार्ट पर बहीखाता पद्धति का प्रभाव:

• बहीखाता पद्धति मूल प्रविष्टि की पुस्तकों को बनाए रखने में सहायता करती है और वित्तीय लेनदेन की रिकॉर्डिंग की कला है। यह उन सभी लेन-देन को कैप्चर करता है जो प्रकृति में मौद्रिक हैं, जिसमें धन के हस्तांतरण और मूल रिकॉर्ड की इन पुस्तकों में धन के मूल्य को माल या सेवाओं के रूप में प्राप्त करना शामिल है।

• बहीखाता पद्धति व्यवसाय संचालन के संबंधित वित्तीय डेटा को कालानुक्रमिक और व्यवस्थित रूप से वर्गीकृत और रिकॉर्ड करने पर केंद्रित है। दूसरी ओर, लेखांकन एक व्यापक विषय है जिसका बही-खाता एक अभिन्न अंग है। यह एक अधिक जटिल ऑपरेशन है जो बहीखाता रिकॉर्ड या खाता बही से प्राप्त वित्तीय विवरणों और व्यवसाय की स्थि बहीखाता पद्धति ति की व्याख्या, विश्लेषण और तैयार करने के लिए बहीखाता रिकॉर्ड को रिकॉर्ड करने पर नहीं बल्कि समझने पर केंद्रित है।
• बहीखाता पद्धति का सबसे व्यापक तरीका वित्तीय लेनदेन के प्रत्येक प्रकार और क्षेत्र के लिए व्यापक रिकॉर्ड बनाना है। फिर खातों को वित्तीय विवरण में आवश्यक व्यापक शीर्षों के तहत समूहीकृत और वर्गीकृत किया जा सकता है। इस प्रकार, लेखा प्रणाली और बहीखाता पद्धति जितनी बेहतर होगी, वित्तीय विवरण और वित्तीय रिपोर्टें उतनी ही सटीक होंगी।

सभी व्यवसायों द्वारा आवश्यक और अनुरक्षित विशिष्ट वित्तीय विवरण हैं:

• ट्रायल बैलेंस जो संपत्ति बनाम देनदारियों की स्थिति की सटीक स्थिति बताता है।
• बैलेंस शीट, जो पूंजी, इक्विटी, देनदारियों, संपत्ति, स्टॉक होल्डिंग्स आदि का खुलासा करती है।
• लाभ और हानि खाते से गैर-परिचालन और परिचालन, हानि, लाभ, व्यय आदि दोनों के राजस्व का पता चलता है।

निष्कर्ष:

लेख में, हमने चर्चा की कि बहीखाता पद्धति को कैसे परिभाषित किया जाए और बहीखाता पद्धति और लेखांकन प्रत्येक व्यवसाय के लिए क्यों आवश्यक है, चाहे वह छोटा हो या बड़ा। व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले वास्तविक वित्तीय विवरण बहीखाता रिकॉर्ड के डेटा के रूप में उपयोग किए जाने वाले वित्तीय विवरण हैं। इसलिए, व्यवसाय के निरंतर विकास को बनाए रखने के लिए एक सटीक प्रणाली की आवश्यकता है। क्या आप जानते हैं कि Khatabook सूक्ष्म, लघु और मध्यम उद्यमों (एमएसएमई) जैसे सभी व्यवसायों के लिए बहीखाता पद्धति का एक उत्कृष्ट स्वचालित तरीका है? अपने स्मार्टफोन पर इसकी विशेषताओं को आज़माएं और तुरंत अपने वित्तीय विवरण प्राप्त करें।

अस्वीकरण :
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